中国人民大学上海校友会财务管理制度(2010)

总 则

第一条    为加强校友会的财务管理工作,规范校友会的会计核算工作,现结合校友会的具体情况,特制定本制度。
第二条    校友会财务部门的职能是:
(一)    认真贯彻执行国家关于民间非盈利组织的财务管理制度;
(二)    建立健全财务管理的各种规章制度,编制财务预算,加强经营核算管理,反映、分析财务预算的执行情况,检查监督财务纪律;
(三)    积极为经营管理服务,促进校友会取得较好的经济效益;
(四)     提供真实的会计信息,完整的反映财务状况、收支结余、现金流量,以满足会计信息使用者及有关机构的需要;
(五)    厉行节约,合理使用资金;
(六)    及时完成需要上缴的税收及管理费用;
(七)    完成校友会交给的其他工作。
第三条    校友会财务部由会计、出纳岗位组成,根据实际情况,设立一人多岗或一岗多人。
第四条    校友会各部门和职员办理财会事务,必须遵守本规定。

财务工作管理

第五条    财务人员根据不同的工作内容和权限,各司其职,做到职责分工明确。
第六条    会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整、并符合会计制度的规定。
第七条    会计岗位的主要工作职责是:
(一)    严格按照校友会的【费用报销制度】,对原始凭证加以审核。
(二)    按照【民间非盈利组织会计制度】的相关规定,复核出纳编制的银行、现金收付凭证,做到手续完备、数字准确、帐目清楚。并编制转帐凭证,登记入帐。
(三)    在【民间非盈利组织会计制度】的基础上,结合校友会经济活动实际情况,设置帐簿内各明细科目及相关辅助性帐簿。
(四)    根据帐簿记录,正确核算收入、支出,编制会计报表上报负责人,并报送有关部门。
(五)    编制年度财务决算报告及财务预算管理方案。
(六)    编制职工工资表,报送负责人签字确认,并为校友会员工发放工资单。
(七)    定期做好发票、收据的核对管理工作。
(八)    负责保管财务专用章和发票专用章。
(九)    应遵守【财产清查制度】,定期清查现金,每年应当会同校友会财产管理人进行财产清查一次,做好固定资产的登记、使用、清理工作。
(十)    负责会计档案的收集、整理、归档、保管及调阅等工作。
(十一)    完成领导交付的其他工作。
第八条    出纳岗位的主要工作职责是:
(一)    严格执行库存现金限额,超额部分必须及时送存银行,不坐支现金。
(二)    根据 【货币资金管理制度】, 严格执行【财务报销制度】的相关程序,不认白条抵押现金,保管好现金收支凭单、及时向银行索取银行凭单。
(三)    根据审核通过的原始凭证,编制记帐凭证,对不准确、不完整、不合法的原始凭证,不予受理或要求更正。按顺序逐日逐笔登记《现金/银行存款日记帐》。
(四)    积极配合会计人员作好现金盘点、对帐及各种帐务处理工作。
(五)    负责银行票据的购买、保管及开具工作。
(六)    负责发票、收据的购买、保管及开具工作。
(七)    负责保管银行帐号章。
(八)    完成领导交付的其他工作。
第九条  财务工作应当建立内部稽核制度。由领导指派的专人对凭证、报表及各项财务收支进行不定期的稽核。
第十条  财务工作人员调动工作或者离职必须与接管人员办清交接手续,由领导指派专人监交。

货币资金管理制度

第十一条  校友会现金的开支范围:
(一)     校友会员工的津贴、奖金;
(二)     个人劳务报酬;
(三)     出差人员必须携带的差旅费;
(四)     结算起点2000元以下的费用开支;
(五)     领导批准的其他开支。
第十二条  出纳人员应严格执行库存现金限额制度。日常零星开支所需库存现金限额为20000元(含暂支单),超额部分应存入银行。
第十三条  办理日常现金报销及因出差或办公需要借款时,应严格遵守【财务报销制度】中的相关程序,并应要求领款人当面点清款项,并签字确认。借用的现金原则上偿还期为一个月,逾期未偿还或报销的借款在下月工资中予以扣除。
第十四条  收到现金时,出纳人员应开具统一收据或发票给交款人或交款单位。
第十五条  出纳人员根据审核通过的原始凭证填制现金收付凭证;会计人员对现金收付凭证加以审核,发现差错及时纠正。
第十六条  出纳人员需逐笔记录现金收支款项,登记《现金日记帐》;会计人员每月定期进行现金盘点一次,确保账款相符。发现不符,及时查明原因,作出相应处理。
第十七条  校友会银行票据的开具范围:除第十一条以外的开支应通过银行转帐,同城以支票、贷记凭证为主,异地可采用电汇的方式付款(包括网上银行支付功能)。
第十八条  银行票据由出纳人员统一购买、保管及开具。应按编号顺序使用,不得跳号、不得签发空白支票。
第十九条  出纳人员开具银行票据时,必须填写日期、用途、收款单位、金额,贷记凭证、电汇还须填写对方单位名称、银行账户名称及帐号。作废的银行票据,应标注“作废”字样,不得随意撕毁、丢弃,并作妥善保管。
第二十条  校友会各职能人员可在第十七条涉及的范围内申请领用支票。支票领用人应严格执行【财务报销制度】中的相关程序,并在《支票领用登记表》上签字确认。
第二十一条  出纳人员将支票交由支票领用人时,须告知:
(一) 支票领用人对支票要妥善保管,遗失支票由领用人负责;
(二) 支票付款时,须要求收款单位经办人在支票存根上签字,并取回存根;
(三) 支票领用人应及时索要发票,报会计人员在《支票领用登记表》上核销。
第二十二条  通过银行转入的非支票结算方式的收入,出纳人员应及时向银行索取单据,按照【票据管理制度】要求,开具发票或收据,交会计人员进行帐务处理。
第二十三条  出纳人员收到银行票据时,要审核票据签发日期是否有效、填写是否符合银行规定、对方签章是否符合规定、用途是否填写并属实、是否有对方帐号,如审核无误,开具收据给交款人或交款单位,方可收帐,并应及时送交银行。
第二十四条  出纳人员应及时向银行索取银行单据,根据审核通过的原始凭证填制银行收付凭证;会计人员对银行收付凭证加以审核,发现差错及时纠正。
第二十五条  出纳人员需逐笔记录银行收支款项,登记《银行日记帐》;会计人员月底须对银行各帐户进行清查核对,并编制《银行存款余额调节表》。

票据管理制度

第二十六条 校友会发票为税务部门监制的上海市服务业、娱乐业、文化体育业统一发票(税控装置打印发票);收据分为外部收据(即财政部门监制的【上海市企社会团体专用收据】)和内部收据两种。属于校友会经营范围内的收入开具统一发票;属于非经营性的收入开具专用收据;用于校友会内部结算开具内部收据。
第二十七条  空白发票及收据统一由出纳人员购买、保管及开具,防止空白发票的遗失。统一发票及收据丢失,应及时书面报告主管税务机关,按税务机关的要求在指定的媒介上公开声明作废。
第二十八条  开具票据时,项目必须齐全,填写要求包括:
(一) 应按号码顺序填开;
(二) 票据中的项目名称、单位、数量、金额、日期、开票人姓名及其它内容要填写齐全;
(三) 票据中的大小写金额要相符,金额合计(小写)数前要加符号“¥”封顶,大写合计数前应划上“○×”符号封顶;
(四) 税控装置打印发票手写无效;收据可手写,字迹清晰,不得有涂改、刮擦痕迹。
第二十九条  原则上先收款后开票。统一发票或收据须由会计人员审核后,在统一发票及专用收据上加盖【单位发票专用章】;在内部收据上加盖【财务专用章】,方才生效。
第三十条  发票或收据开具后,出纳人员应将“发票(收据)联”交予相应的单位财务负责人;“记帐联”交由会计人员作为入帐凭证;“存根联”暂自行保存,待成册(套)使用完后,统一交会计人员保管。
第三十一条  特殊情况的处理:
(一) 因误开、漏开而需作废发票或收据时,出纳人员应保存该作废发票、收据的所有联并加注“作废”记号;
(二) 因发生退款而需作废发票或收据时,如款项未作帐务处理,出纳人员应收回原全联发票、收据后,作废处理;如款项已作帐务处理,出纳人员应收回原全联发票、收据后,填开红字发票、收据。不得擅自销毁发票存根联及发票购用簿,应按照税务机关的规定缴销发票。
第三十二条  专设《发票、收据登记表》,出纳人员每月须将通过税控机打印的《发票使用汇总数据报表》、《纳税人发票明细报表》交由会计人员作详尽登记。

财务印章管理制度

第三十三条  财务印章包括银行印鉴章(企业法定代表人印章和财务专用章)、发票专用章、银行帐号章组成。各印章由各岗位专人依职权保管并使用。
(一)银行印鉴章由会计人员与会长分别保管,不得一人保管,不得预留印章。
(二)发票专用章由会计人员保管。
(三)银行帐号章由出纳人员保管。
第三十四条  使用财务印章必须基于发生的真实、合法、手续完备的财务会计业务。印章保管人应对票据填写的内容加以确认,经核对无误方可盖章。
第三十五条  禁止非财务事项加盖财务印章,严禁财务印章外借。非保管人员不得使用,非经领导同意,不得携章外出。

财产清查制度

第三十六条  财产清查的范围包括:固定资产清查、现金清查。各类财产物资由领导指派专人负责管理。
第三十七条  购入固定资产时,财产管理人须填写《固定资产登记使用单》,作为财务部门入帐凭证。
第三十八条  校友会须每年对固定资产进行全面盘点一次。由财产管理人牵头,财务人员参加,对财产逐笔登记,并与账面核对。
第三十九条  实施清查时,清查人员应填写《财产清查表》,表内应包括清查时间、账面财产和实存财产的类别、规格、数量和使用人,盘点人签名。
第四十条  对在固定资产盘点过程中出现的盘盈、盘亏,以及日常工作中财产物资的提前报废等处置、损毁,须查找原因,提出处理意见,报会长审批。财务部门根据审批结果及相关手续,填写《固定资产清理单》,并据以调帐。
第四十一条  现金须每月进行盘点。由会计人员进行盘点,与账面核对,并填写《现金盘点表》。表内应包括盘点时间、账面现金和实存现金、已收/支未入账现金及盘点人签名。
第四十二条  对在现金盘点过程中出现的盘盈、盘亏,须查找原因,追究责任,并提出处理意见,报会长审批。财务部门根据审批结果,据以调帐。

会计档案管理

第四十三条  会计档案指本校友会的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应由会计人员归档管理。具体包括:
(一) 会计凭证指原始凭证、记账凭证及其他单据。应按编号顺序、按月装订成册,表明月份,年起止,单据张数,由会计及有关人员签名盖章。
(二) 会计帐簿指日记帐、总帐、明细帐、其他辅助帐簿。应按时间顺序、按年装订成册。
(三) 会计报表指月度报表、年度财务报告(包括会计报表、附注及文字说明),其他财务报告。应分月、分类归档。
(四) 其他会计资料包括银行对帐单,各类财务文件、会计档案保管目录,会计移交清册,
其他应当保存的会计核算专业资料。应按时间顺序,分类归档。
第四十四条  会计报表及其他相关财务资料,应分月,季,年报,按时归档,并分类填制目录。
第四十五条  会计档案不得携带外出。如特殊需要,经领导批准,可查阅,复制,摘录会计档案,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上图画,拆封和抽换。
第四十六条  会计档案的保管期限分为永久,定期两类,严格遵照国家民间非盈利组织相关财务制度。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

附则

第四十七条  本规定由财务部门负责解释。
第四十八条  本规定自发布之日起生效。


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